Sukkel jy om jou hibriede span gefokus en produktief te hou?

Bestuurders het 99 probleme, maar die bestuur van jou afstandmodel en/of hibriede span hoef nie een van hulle te wees nie! In hierdie artikel kan bestuurders en werkgewers praktiese idees en leiding kry oor om hulle hibriede spanne gefokus en produktief te hou.

Deur Liza Joubert

Bestuurders wat spanne oor ʼn afstand bestuur weet hoe uitdagend dit kan wees om produktiwiteit en samewerking te handhaaf wanneer die span nie fisies naby aan mekaar is nie. Die hibriede werkmodel, wat ʼn mengsel van kantoor- en tuiswerk behels, bied unieke uitdagings, maar ook geleenthede om innoverend en doeltreffend te werk.

1. Stel duidelike verwagtinge en kommunikeer met duidelike kanale

Een van die grootste uitdagings van afstandwerk is die gebrek aan direkte kommunikasie. Bestuurders moet duidelike verwagtinge stel wat die span se daaglikse take, projekte en doelwitte insluit. Dit is belangrik om nie net seker te wees oor wat verwag word nie, maar ook te weet wanneer take afgehandel moet wees. Maak gebruik van digitale kommunikasieplatforms soos Microsoft Teams, Trello en Zoom om gereeld op hoogte te bly van die span se vordering, selfs wanneer hulle nie fisies naby is nie.

Wenke vir bestuurders

• Hou gereeld videokonferensies om die span te ontmoet en te bespreek wat aan die gang is.
• Maak gebruik van geselskapstoepassings vir vinnige vrae of kennisgewings.
• Kommunikeer duidelik oor die verwagtinge vir antwoorde, beskikbaarheid en take.

2. Maak gebruik van samewerkingsagteware

Afstandwerk vereis effektiewe taakbestuur en samewerking. Gebruik sagteware soos Trello wat kan help om take te monitor, te prioritiseer en die vordering van die span te volg. Hierdie platform help bestuurders nie net om produktiwiteit te monitor nie, maar gee die span die vermoë om selfstandig te werk en verantwoordelikheid te neem vir hul take.

Wenke vir bestuurders:

• Verdeel projekte in kleiner, samewerkbare take sodat almal duidelik weet wat van hulle verwag word.
• Monitor vordering, maar vermy mikrobestuur deur spanne die ruimte te gee om selfbestuur toe te pas.
• Gebruik sagteware om die span se vooruitgang sigbaar te maak en enige struikelblokke vroegtydig te identifiseer.

3. Bemagtig jou span deur ondersteuning en gemoedsrus

In ʼn hibriede werkomgewing is dit belangrik om jou span nie net met gereedskap te bemagtig nie, maar ook met die nodige ondersteuning. Werkers wat van die huis af werk, kan dikwels geïsoleerd of gedemotiveerd voel. Bestuurders moet die emosionele welstand van hul spanlede prioritiseer deur ʼn kultuur van openlike kommunikasie en ondersteuning te skep.

Wenke vir bestuurders:

• Skep ʼn oopdeurbeleid waar werkers maklik met jou kan kommunikeer, of dit nou oor werkverwante uitdagings of persoonlike bekommernisse is.
• Wees buigsaam vir die verskillende werksomstandighede van jou spanlede en pas roosters aan waar nodig.
• Moedig gereelde ruskanse aan om uitputting en uitbranding te voorkom.

4. Gebruik data en tegnologie om produktiwiteit te meet

Met die regte gereedskap kan bestuurders nie net die werkvloei bestuur nie, maar ook die produktiwiteit van hul span meet. Daar is baie sagteware wat help om produktiwiteit op ʼn nie-indringende manier op te spoor, wat bestuurders help om te verstaan waar daar ruimte is vir verbetering. Platforms soos Hubstaff of Time Doctor kan werkeraktiwiteit, taakafhandeling en algehele doeltreffendheid monitor.

Wenke vir bestuurders:

• Kies die regte meetinstrumente wat nie net produktiwiteit meet nie, maar ook werkers se werksvreugde en welstand.
• Stel duidelike sleutelprestasie-aanwysers en gebruik gereedskap om die span se prestasie teen hierdie maatstawwe te meet.
• Wees proaktief in die identifisering van werksdruk of uitdagings wat die produktiwiteit kan belemmer.

5. Bemagtig en vertrou op jou span

As bestuurder van ʼn hibriede span, is jou rol nie net om te bestuur nie, maar om jou span die vryheid te gee om selfbestuur toe te pas. Vertroue in jou span is noodsaaklik om ʼn positiewe en produktiewe werkomgewing te skep, selfs wanneer mense op verskillende plekke werk.

Wenke vir bestuurders:

• Moedig spanlede aan om innoverend te wees en hul eie idees na vore te bring.
• Vertrou dat die span hul take met selfstandigheid en verantwoordelikheid sal voltooi.
• Skep ʼn balans tussen leiding en vryheid om die beste uit elke spanlid te kry.

6. Optimaliseer werksroetines en bemagtig werkers

Afstandwerk kan lei tot die verlies van strukture en roetines wat gewoonlik in ʼn kantooromgewing bestaan. Bestuurders moet die belangrikheid van ʼn daaglikse roetine beklemtoon om die fokus te behou. Dit kan wees deur gereelde vergaderings in te stel of selfs virtuele “oopdeur”-ure aan te dui waar spanlede jou maklik in die hande kan kry vir advies of ondersteuning.

Wenke vir bestuurders:

• Stel vaste roosters vir virtuele vergaderings op om spanlede te help om ʼn gevoel van samewerking te handhaaf.
• Gebruik roetine-evaluasies om te monitor of daar voldoende produktiwiteit is en of werkers die nodige ondersteuning ontvang.
• Moedig werkers aan om werksfokus te handhaaf, deur te sorg dat daar nie veelvuldige afleidings is nie.

Die hibriede werkmodel bied nuwe uitdagings, maar skiet nie in die minste tekort aan geleenthede nie. Skep jou gratis profiel en sluit aan by jou grootste Afrikaanse aanlyn gemeenskap van werk.