Doeltreffende werkvergaderings kan uitkomste verbeter

Deur Essie Bester

Vergaderings vorm deel van bykans enige werkplek en is dikwels ʼn noodsaaklike proses om projekte vorentoe te dryf. Tog ervaar baie mense dat spanvergaderings onnodig lank duur sonder om werklike resultate op te lewer. Daar is egter maniere om vergaderings kort, gefokus en doeltreffend te hou.

Ervare kantoorpraktisyns deel hul waardevolle wenke:

“Maak seker almal is bewus van wanneer die vergadering moet klaar wees. Berei voor en verwag van ander om voor te berei. Moenie dat nuttelose geselsies die vergadering oorneem nie – mense hou daarvan om na hul eie stem te luister. Hou by die vooropgestelde taaklys.” – Elize Wessels, span-assistent by AfriSam

“Verskaf vooraf ʼn duidelike agenda, hou by die toegelate tyd en fokus net op die belangrikste punte. As almal voorbereid opdaag, hoef niks herhaal te word nie en voel die vergadering baie ligter.” – Karin van der Watt, kantoorkoördineerder (Richardsbaai)

“Stel ʼn agenda op, stuur dit vooraf uit en bly daarby. Stel spesifieke tydbeperkings vir sprekers en maak seker hulle hou by die vasgestelde tyd. Begin die vergadering stiptelik op die tyd wat aangedui is – só kan dit ook betyds klaar maak.” – Christa van Eck, sekretaresse, Transnet

“Stel vooraf ʼn agenda op en sirkuleer dit aan almal. Begin betyds, vermy afdwaling en sorg dat deelnemers sover moontlik voorbereid is.” – Eloise Visser, administratiewe beampte

Mari Ferreira, netwerkorganiseerder van Solidariteit se Kantoorpraktisynsnetwerk, sê:  

ʼn Vergadering hoef nie lank te wees om doeltreffend te wees nie. Die voorsitter van die vergadering speel ʼn sleutelrol om dit kort en kragtig te hou. Berei vooraf ʼn duidelike agenda met tydsraamwerke voor, deel dit betyds uit en hou by die kernsake. Begin stiptelik, beperk afwykings en moedig deelnemers aan om voorbereid te wees. Wys iemand aan om notas te neem en fokus op besluite, nie debat nie. Sluit elke punt af met ʼn duidelike aksie en ʼn verantwoordelike persoon. ʼn Kort vergadering wat goed bestuur word, toon respek vir almal se tyd en bevorder produktiwiteit in die kantoor.

Volgens ʼn 2024-artikel op LinkedIn is die volgende riglyne van die belangrikstes om vergaderings so effektief, produktief en nuttig as moontlik te maak:

• Besin oor die nodigheid: Vra jouself af of die vergadering werklik nodig is. Kan die gewenste uitkomste net so maklik met ʼn e-pos, ʼn vinnige Teams-sessie of ʼn een-tot-een-gesprek verkry word? Soms kan die punt by ʼn bestaande vergadering se agenda bygevoeg word.
• Stel vooraf ʼn agenda met duidelike doelwitte op: ʼn Duidelik gestruktureerde agenda wat vooraf versprei word, help deelnemers om voorbereid op te daag. Wanneer doelwitte onduidelik is, ly doeltreffendheid daaronder. ʼn Skerp fokus bring energie na die groep en voorkom tydmors.
• Sluit voorbereide materiaal in: Maak seker dat relevante dokumente vooraf beskikbaar is sodat almal tydens die vergadering goed vertroud is met die onderwerp.
• Beperk die aantal deelnemers: Nooi slegs die noodsaaklike sleutelrolspelers en maak seker dat elkeen weet waarom hulle by die vergadering betrokke is.
• Maak kort vergaderings ʼn doelwit: As die vergaderingdoelwitte binne 30 minute bereik kan word, skeduleer slegs 30 minute. Kort vergaderings moedig ʼn gefokusde benadering aan. Wees ook bedagsaam ten opsigte van die beskikbaarheid van deelnemers.
• Ken toegewyde tydgleuwe aan elke onderwerp toe: Deur jou agenda presies te beplan, kan jy die regte hoeveelheid tyd aan elke besprekingspunt afstaan. Dit help om die vergadering op koers te hou en binne die beplande tyd af te handel.

Hou notule en fokus op uitkomste

Wys iemand aan om notas te neem en konsentreer op besluite eerder as debat. Sluit elke punt af met ʼn duidelike aksie en ʼn verantwoordelike persoon.

• Gebruik die “parkeerterrein”-metode: Maak die “parkeerterrein” die aangewese sone om idees, kommentaar en bekommernisse neer te skryf wat dalk nie met die voortgesette bespreking ooreenstem nie. Dit verseker dat die vergadering skerp, gefokus en op koers bly. Hierdie benadering behels die strategiese “parkering” van ʼn bespreking om dit op ʼn meer gepaste tydstip weer te bespreek. Só kry jy die dialoog weer op koers. Maak seker dat kwessies wat op die kantlyn geplaas word, op ʼn gepaste tyd hersien word.
• Som kortliks op: Met ʼn vergadering wat effektief beplan, gestruktureer en uitgevoer is, sal jy aan die einde van die vergadering sonder veel moeite die belangrikste aksies, besluite en volgende stappe kan opsom. Vergaderings gaan oor die bevordering van goeie spanwerk en die skep van spanwerkgeleenthede. ʼn Deeglike opsomming verseker dat spanwerk buite die vergadering sal voortduur met alle deelnemers wat opgewonde is om te sien dat die doelwitte bereik word.
• Bêre vrae en antwoorde vir later: Terwyl vraag-en-antwoordsessies deursigtigheid verbeter en duidelikheid bied, neem dit waardevolle tyd in beslag. ​​Oorweeg dit om ander kommunikasieplatforms soos e-posse of WhatsApps daarvoor in te span.
• Belê in professionele opleiding: Solidariteit se kursus oor algemene vergaderings is ideaal vir kantoorpraktisyns wat slimmer wil werk en produktiewe vergaderings wil organiseer. Skep vandag nog jou gratis Solidariteit-profiel en word deel van ons aanlyn werkgemeenskap.