Kantoorpraktisyns, die hartklop van ʼn onderneming

Deur Maryna Eksteen

Dit voel soms vir kantoorpraktisyns of hulle nie na waarde geag word nie. Tog speel hulle ʼn belangrike rol in die dag-tot-dag-bestuur van enige organisasie. Geen kantoor sal sonder sy kantoorpraktisyns kan funksioneer nie, of dit nou ʼn sekretaresse of ʼn ontvangspersoon, ʼn kantoorbestuurder of ʼn persoonlike assistent is. Die rol wat so ʼn persoon vervul, is van onskatbare waarde.

Dink jou vir ʼn oomblik in hoe ʼn maatskappy sal funksioneer as dit ʼn ontvangsarea het, maar nie ʼn ontvangspersoon nie. Die telefoon sal sonder ophou lui, kliënte sal nie weet waarheen om te gaan of met wie om te praat nie, en personeel sal nie weet waar om te vat en waar om te los nie.

Hier is vier gewilde kantoorpraktisynsberoepe:

• • Ontvangspersoon

ʼn Ontvangspersoon se werk behels soveel meer as net om oproepe te beantwoord en kliënte te ontvang. Dit verg die vermoë om veelvuldige take soos om e-posse te beantwoord, afsprake te skeduleer en kliëntediens, kalenderbestuur, die koördinering van interne en eksterne take en nog soveel meer uit te voer. Die ontvangspersoon is gewoonlik die eerste kontak tussen die maatskappy en die besoeker wat moet toesien dat dinge by hierdie punt reeds glad verloop. Daarom is die ontvangspersoon die hartklop van enige suksesvolle onderneming.  

• • Persoonlike assistent

Goeie organisasievaardighede is nie ʼn vermoë waaroor almal natuurlik beskik nie. Om ʼn persoonlike assistent te wees verg juis uitsonderlike organisasievaardighede. As ʼn persoonlike assistent is jy verantwoordelik vir ʼn ander persoon se dag-tot-dag-take, vergaderings en afsprake, terwyl jy ook moet kophou in jou eie lewe. Die persoon is ook verantwoordelik vir die hou van notules van vergaderings. Dit is beslis nie die maklikste van beroepe nie, maar as jy georganiseerd is en ʼn hart vir mense en entoesiasme vir take het, sal jy ʼn sukses daarvan maak.

• • Mensehulpbronbeampte

Betaalstrokies, klagtes, onderhoude, nuwe aanstellings of afleggings, noem dit en ʼn mensehulpbronbeampte doen dit moeiteloos. Dit is beslis nie ʼn maklike taak om vir ʼn mens te sê dat hy sy werk by die maatskappy gaan verloor, of om personeel in te roep om dissiplinêre stappe teen hulle te bespreek nie. ʼn Mensehulpbronbeampte moet ʼn vel so dik soos ʼn renoster hê, maar terselfdertyd ʼn sagte hart om empatie met mense te hê en om hulle belange op die hart te dra.

• • Tikster

Om ʼn tikster te wees klink so eenvoudig. Binne hierdie beroep kry jy byvoorbeeld aktetiksters, datavasleggers en sekretaresses. Wat kan nou so moeilik daaraan wees om dokumente te tik? Die teendeel is egter waar. Dit verg uitstekende tikvaardighede, spoed en vertroudheid met alles in Microsoft.

Die beroepe wat hierbo bespreek is, is maar enkele voorbeelde van kantoorpraktisynsberoepe. By die Solidariteit Kantoorpraktisynsnetwerk is elke kantoorpraktisyn belangrik. Die netwerk is ʼn beroepstuiste waar kantoorpraktisyns tuis en gewaardeerd kan voel. Jy as kantoorpraktisyn is soveel meer as net ʼn administratiewe beampte. Klik hier om meer te lees van jou beroepnetwerk.

Kantoorpraktisyns het dikwels min kontak met ander kantoorpraktisyns en dit is nou tyd dat hulle bymekaarkom om as ‘n groep verantwoordelikheid te neem vir die toekoms van hul beroepe . Word deel van ‘n beroepsgemeenskap waar lede hul kennis met mekaar kan deel en hul bestaande kennis en vaardighede kan opskerp om tot hulle volle potensiaal in hulle beroep te bereik.

Indien jy nog nie ʼn lid is van die Solidariteit Kantoorpraktisynsnetwerk nie, klik hier en skep sommer vandag nog jou gratis profiel, want #JyHoortHier.