Bemeester só jou Outlook-nagmerrie

Deur Karen Waldeck

Jy het met jou eerste werk as jong professionele persoon begin. Die opwinding is tasbaar, maar dan tree die werklikheid in: jy skakel rekenaar aan en die eerste ding wat jy moet bemeester, is Outlook. Skielik voel dit of jou universiteitsjare jou nie heeltemal voorberei het nie – Outlook is meer as net ʼn plek vir e-posse. Gelukkig kan jy hierdie uitdaging maklik aanpak danksy slim tegnieke en ʼn bietjie opleiding.

Hier is vyf praktiese wenke om Outlook beter te benut en jou produktiwiteit vandag nog ʼn hupstoot te gee. As jy verder wil delf, oorweeg Solidariteit se kursus in Outlook-produktiwiteit – jou sleutel tot volle beheer oor hierdie kragtige instrument.

1. Beheer jou inboks met reëls

ʼn Oorvol inboks kan jou oorweldig en tyd mors. Outlook het ʼn funksie genaamd “Rules” wat e-posse outomaties na spesifieke vouers kan stuur of dit met ʼn sekere prioriteit kan merk.

Hoe doen jy dit? Gaan na jou “Home”-knoppie, klik op “Rules” en stel ʼn nuwe reël op. Byvoorbeeld, jy kan ʼn reël opstel wat sal sorg dat alle nuusbriewe direk na ʼn aparte vouer gestuur wprd sodat jy net belangrike e-posse in jou hoofinboks sien.

Hoeveel tyd spandeer jy daaraan om deur ʼn deurmekaar inboks te soek? Hierdie eenvoudige stap kan jou ure per week bespaar.

2. Gebruik die “Categorize”-funksie

Wil jy fokus op belangrike projekte behou? Gebruik Outlook se kleure en kategorieë om e-posse, kalenderinskrywings en take volgens onderwerp of dringendheid te merk.

Jy kan jou kleure aanpas deur na “Home” en dan “Categorize” te navigeer. Klik dan op “All Categories”. Stel byvoorbeeld ʼn rooi kategorie vir dringende projekte en ʼn blou een vir persoonlike sake. Só weet jy presies waaraan jy eerste moet aandag gee.

Hierdie visuele hulpmiddel maak dit makliker wanneer jy gelyktydig aan meer as een projek werk en laat jou voel jy het beheer oor jou e-posse.

3. Blok spesifieke tye vir e-poshantering

Voel jy soms asof e-posse die tyd uit jou dag steel? Die waarheid is dat om jou e-posse gereeld na te gaan jou produktiwiteit kan knou. Gebruik Outlook se kalender om spesifieke tye daagliks vir e-posse te blok – byvoorbeeld tussen 09:00 en 09:30 en tussen 15:00 en 15:30.

Deur hierdie strategie toe te pas, kan jy die res van jou dag op belangrike werk fokus sonder voortdurende onderbrekings.

4. Outomatiseer herhalende take met “Quick Steps”

“Quick Steps” is ʼn goudmyn vir tydbesparing. Stel maklike aksies op vir gereelde take soos om e-posse na jou span te stuur of dokumente te argiveer.

Klik op “Home” en op “Quick Steps”, en dan op “Create New”. Skep byvoorbeeld ʼn “Send to Manager”-knoppie om e-posse vinnig aan jou bestuurder te stuur.

Hierdie funksie elimineer onnodige klikke en laat jou toe om vinniger te werk.

5. Sinchroniseer Outlook met jou selfoon en ander toestelle

Die moderne werkplek vereis mobiliteit. Maak seker dat Outlook op jou slimfoon gesinchroniseer is sodat jy toegang tot jou e-posse, kalender en kontakte het, selfs wanneer jy nie by jou lessenaar is nie.

Laai die Outlook-app af en stel jou besigheidsrekening op. Hierdie stap is eenvoudig, maar van onskatbare waarde vir buigsame werk en vinnige antwoorde op kollegas of kliënte se e-posse.

As jy voel dat jy nog nie Outlook se volle potensiaal ontsluit het nie, is Solidariteit se kursus in Outlook-produktiwiteit die perfekte oplossing. Die kursus dek alles van gevorderde reëls tot hoe om jou kalender en take maklik en eenvoudig te integreer. Dit is ʼn belegging in jou vaardighede wat jou bemagtig om jou tyd meer doeltreffend te benut.

Het jy al ooit daaraan gedink hoe ʼn bietjie tegniese vaardigheid jou dag kan vereenvoudig? Hierdie kursus is ontwerp om beginners, en selfs meer ervare gebruikers, te help om Outlook soos ʼn kundige te gebruik.

Lede van Solidariteit kry gratis toegang tot hierdie kursus en nagenoeg 150 ander, wat jou in jou beroep bemagtig en die nodige toerusting gee om suksesvol te wees. Lees hier meer oor hoe jy vir voortgesette leer kan inskryf en begin sommer vandag nog met ʼn kursus.

Jou toekoms is in jou hande!