Deur Karen Waldeck

Vergaderings is ʼn integrale deel van enige onderneming se dag-tot-dag bedrywighede, en die rol van die sekretaris in hierdie vergaderings is van uiterste belang. Die sekretaris speel ʼn sleutelrol in die voorbereiding, koördinering en opvolging van vergaderings, en dra by tot ʼn vlot en doeltreffende proses.

Hier is ʼn oorsig van die verantwoordelikhede en vaardighede wat die rol van ʼn sekretaris in vergaderings vereis:

Verantwoordelikhede van die sekretaris

• Voorbereiding van vergaderings

Die sekretaris is verantwoordelik vir die voorbereiding van vergaderings deur die agenda op te stel in ooreenstemming met die doelstellings van die vergadering. Dit behels ook die samestelling en verspreiding van relevante dokumentasie aan deelnemers voor die vergadering.

• Koördinering en logistiek

Dit is die sekretaris se verantwoordelikheid om die nodige reëlings vir die vergadering te tref, soos die bespreking van fasiliteite vir vergaderings, om verversings te reël en om te verseker dat al die nodige tegnologie vir die vergadering beskikbaar is.

• Notule

Gedurende die vergadering is die sekretaris verantwoordelik om notule te neem en belangrike besluite en aksiepunte aan te teken. Hierdie notules dien as ʼn waardevolle verwysing vir deelnemers ná die vergadering en as ʼn rekord van die besluite wat geneem is.

• Opvolging van aksiepunte

Na afloop van die vergadering moet die sekretaris die opvolg van aksiepunte fasiliteer deur te verseker dat verantwoordelike persone aangespreek word en dat nodige vordering gemonitor word.

Vaardighede van ʼn doeltreffende sekretaris

• Goeie kommunikasievaardighede

ʼn Doeltreffende sekretaris moet oor uitstekende kommunikasievaardighede beskik om duidelik met deelnemers te kan kommunikeer en om belangrike inligting akkuraat oor te dra.

• Organisatoriese vaardighede

Die vermoë om goed te organiseer en te prioritiseer, is ʼn noodsaaklike vaardigheid vir ʼn sekretaris om vergaderings vlot te laat verloop en om aksiepunte ná die vergadering op te volg.

• Tegnologiese geletterdheid

In ʼn toenemend tegnologiesgedrewe wêreld is die vermoë om tegnologie doeltreffend te gebruik ʼn belangrike vaardigheid vir ʼn sekretaris. Dit sluit in die gebruik van vergaderingssagteware, e-pos en ander tegnologiese hulpmiddels.

• Diskresie en vertroulikheid

ʼn Sekretaris is dikwels in ʼn posisie waar sensitiewe inligting hanteer word, en dus is die vermoë om diskreet en vertroulik te wees ʼn belangrike eienskap.

Dit is van uiterste belang vir ondernemings om die kritieke rol van ʼn bekwame en doeltreffende sekretaris te erken. ʼn Sekretaris is dikwels die ongesiene held agter die skerms, wat die vergaderingsproses fasiliteer en ʼn belangrike bydrae tot die algehele doeltreffendheid en sukses van ʼn organisasie se bedrywighede lewer.

Die impak van ʼn vaardige sekretaris strek veel verder as net die praktiese aspekte van vergaderingsvoorbereiding en -koördinasie. Die sekretaris verteenwoordig ʼn sleutelrol in die handhawing van ʼn professionele en georganiseerde atmosfeer binne die onderneming. Hulle is die brug tussen senior bestuur en ander personeellede, hulle kanaliseer kommunikasie en reguleer die vloei van inligting.

Die sekretaris is ook dikwels die eerste kontakpunt vir eksterne partye wat met die organisasie wil skakel. Hul vaardighede in kliëntediens en professionele kommunikasie is dus van kardinale belang vir die vestiging van ʼn positiewe beeld van die organisasie buite die sake-omgewing.

Vir ondernemings om hul potensiaal te bereik, is dit noodsaaklik om te verseker dat die sekretaris met die regte opleiding, hulpbronne en ontwikkelingsgeleenthede ondersteun word. Dit sluit in om kursusse vir voortgesette leer soos “Inleiding tot suksesvolle kantoorpraktyk” wat op Solidariteit se leerportaal beskikbaar is, te voltooi.

Lede van Solidariteit kan hierdie kursus gratis voltooi! Klik hier om by Solidariteit aan te sluit en toegang tot meer as 70 e-leerkursusse te verkry.