Digitale etiket: Hoe om professioneel aanlyn te werk

Deur Lize-Mari Verster

Kantoorpraktisyns speel ʼn uiters belangrike rol in die werkplek deur administratiewe en organisatoriese take te bestuur, wat verseker dat prosesse glad verloop en kommunikasie effektief is. In die moderne, hibriede werksomgewing het hierdie rol selfs meer krities geword, aangesien die meeste kommunikasie nou digitaal plaasvind. Die handhawing van professionaliteit in ʼn digitale ruimte is dus ʼn kernvaardigheid.

Soos Mari Ferreira, netwerkkoördineerder van die Solidariteit Kantoorpraktisysnetwerk, dit stel: “Digitale etiket is die nuwe kantoorbinnekant; vir die kantoorpraktisyn beteken dit dat elke e-pos, boodskap en aanlyn interaksie jou professionele stem is. Deur respekvol, duidelik en tydig aanlyn te kommunikeer, bou jy nie net vertroue nie, maar versterk jy jou rol as die spilpunt van professionele gehalte en integriteit.”

Om hierdie professionele stem te slyp, is dit noodsaaklik om die volgende beginsels van digitale etiket toe te pas:

• • E-poskommunikasie: Gebruik altyd ʼn duidelike en bondige onderwerplyn. Wees stiptelik met jou antwoorde, maar vermy die onnodige gebruik van “antwoord almal” (“reply all”). Proeflees jou boodskap vir spelling en grammatika voordat jy dit stuur – dit weerspieël jou aandag aan detail.
• • Virtuele vergaderings (Teams/Zoom): Stiptelikheid is net so belangrik aanlyn as van aangesig tot aangesig. Sluit ʼn paar minute vroeg aan. Demp jou mikrofoon wanneer jy nie praat nie om agtergrondsgeraas te verminder. Sorg vir ʼn neutrale, professionele agtergrond en maak oogkontak deur direk in die kamera te kyk.
• • Kletsboodskappe (Interne platforms): Alhoewel hierdie platforms meer informeel voel, bly dit ʼn professionele ruimte. Wees bedag op jou kollegas se fokustyd en vermy dit om hulle met ʼn kitsboodskap te onderbreek vir iets wat nie dringend is nie. Gebruik dit vir vinnige navrae, nie vir komplekse probleemoplossing nie.
• • Sosiale media (LinkedIn): As kantoorpraktisyn is jou aanlyn teenwoordigheid deel van jou professionele handelsmerk. Maak seker jou profiel is op datum en dat jou interaksies (kommentaar en delings) ooreenstem met die professionele beeld wat jy wil voorhou.

Deur jou vaardighede in digitale etiket voortdurend te verbeter, word jy bemagtig om jou doeltreffendheid te verhoog en jouself as ʼn onmisbare leier in die moderne kantoor te vestig. Solidariteit bemagtig jou deur aanlyn kursusse in verskeie onderwerpe soos telefoonetiket, e-posetiket, kantooretiket en talle ander. Solidariteit-lede kan hierdie kursusse gratis voltooi. Indien jy nie ʼn lid is nie, kan jy steeds die kursusse voltooi deur dit te koop. Klik hier om al die kursusse te besigtig.

#RaakTuis by Solidariteit om van jou loopbaan ʼn sukses te maak!